名刺の保管方法
大量に増えた名刺を放って置いたら大変。しっかり整理して保管しましょう。
社会人になりたてのころは少なかった受け取った名刺の枚数も、年を重ねるごとに膨大に増えていきます。名刺ケースに入れたものが溢れるようになり、いざ連絡をしようとしても捜すのが大変になってきます。そうならないためには名刺ホルダーなどでの保管が必要です。枚数が増えると、名刺を見ても本人がどんな人か思い出せなくなるときがあります。それを防ぐために、名刺に出会った日や話したこと、などを記入しておくのも一つの方法です。ただ、名刺への記入は、失礼だと感じる人もいますので決して本人の前では行わず、別れた後、その日のうちに書き入れて保管するようにしておくとよいでしょう。
名刺は、まず相手の会社ごとに分けて名刺ホルダーで保管するのが基本ですが、大量にある場合はさらに会社名を５０音順に分類しておくことをお勧めします。個人事業主や自由業者、議員などは、企業団体とは別に５０音順に分けておいてもよいでしょう。年月が経ち、名刺の本人が昇進や異動で役職が変わったときなどは、改めて挨拶とともに名刺を受け取り、ホルダーの上に重ねて入れておきましょう。
名刺ホルダーで一般的なのはブックタイプのクリアファイル型のもので、一覧性を特長としています。５０音順に整理するためには、ポケットファイルを前後ページに自由に移動できるように、ルーズリーフ式のものがよいでしょう。このほか、５０音順やアルファベット順などのインデックスで名刺を捜しやすい回転型の名刺ホルダーもあります。
現在では、名刺をスキャナで読み込み、文字認識した上でデータベースに登録・保存ができるパソコン用の名刺管理ソフトを利用するのもよいでしょう。以前に比べて文字認識の精度が向上したため、利用者が増えてきました。必要な取引先情報を一発検索で探し出せます。これを使えば、名刺そのものは名刺ボックスなどにまとめて保存しておけばよいことになります。